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Seguridad y Confidencialidad

La información que DOCSOLUTIONS administra no sólo es el activo más valioso de sus clientes, sino que constituye el núcleo que le da vida y alrededor del cual se centra la propia misión de la compañía. Conscientes de la doble importancia de la información que se administra a través de los diferentes servicios que DOCSOLUTIONS proporciona, se han desarrollado diversos mecanismos, políticas y procedimientos para garantizar la seguridad y la confidencialidad en la información física y digital de los clientes de la empresa.

 

La seguridad comienza con los diversos controles físicos en los siete Centros de Documentos con que cuenta la compañía, equipados con sistemas de prevención, detección y extinción de incendios, sistemas de monitoreo vía CCTV y equipos de detección y alarma contra intrusos, vigilancia privada continua las 24 horas, localización dentro de parques industriales con vigilancia adicional interna, racks con estructura antisísmica, plantas de emergencia redundantes, y planes de contingencia ante eventualidades.

En el plano lógico, la seguridad se apoya en infraestructura tecnológica de vanguardia en hardware, software y enlaces de telecomunicaciones redundantes. La información almacenada es administrada y respaldada bajo protocolos de seguridad certificados en ISO 9001:2015 e ISO 27001:2013, incluyendo el respaldo de sus bases de datos en espejo en línea, respaldo en cintas externas y rotación de éstas en la bóveda de DOCSOLUTIONS, externa al Centro de Cómputo.

 

DOCSOLUTIONS se compromete con cada uno de sus clientes, por medio de contratos de confidencialidad (NDA’s) y las respectivas garantías que se requieran, a guardar en total secreto la información a la que tienen acceso. Si bien el personal de DOCSOLUTIONS tiene acceso a información sensible para el cliente, ésta es en realidad información neutral para el personal de la empresa, precisamente por no estar en manos del personal del cliente, donde por ser parte interesada, ocurren habitualmente las fugas de información. Sin embargo, todo el personal de DOCSOLUTIONS que ingresa debe de cumplir con estrictos estudios de antecedentes, referencias y pruebas psicométricas además de las respectivas pruebas de habilidades que apliquen de acuerdo al puesto y a la función, y firmar convenios de confidencialidad y fianzas de fidelidad para comprometerse a resguardar la confidencialidad de la información a la que pudieran tener acceso. Más allá de lo anterior, existen múltiples controles y protocolos de acceso a la información, involucrando sistemas y mecanismos de restricción de acceso físico que limitan el acceso de los empleados a la diferente información en resguardo y procesamiento.

Finalmente, la implementación de los procedimientos de administración estructurada y sistemática de la documentación de los clientes con DOCSOLUTIONS, terminando con la destrucción de sus archivos, permite a las organizaciones crear conciencia sobre la importancia de la información hacia el interior de su organización. Esta conciencia se traduce en prácticas de contención de información que van más allá de los documentos y se interiorizan dentro de los empleados de las organizaciones. Los servicios de destrucción de DOCSOLUTIONS son en realidad un catalizador hacia la concientización de la importancia de la seguridad y confidencialidad de la información organizacional, y una de las razones por las cuales las empresas más avanzadas recurren a un tercero neutral para la administración de su información.