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DOCSOLUTIONS tiene una amplia experiencia en el sector público, ejecutando soluciones únicas de administración de documentos y outsourcing de procesos de negocios para dependencias y entidades locales y federales.

 

Sector Gobierno

Específicamente, DOCSOLUTIONS ofrece los servicios integrales que conllevan la modernización del archivo de las instituciones y organismos públicos, desde la consultoría en la elaboración de Instrumentos de Consulta, tales como Cuadro de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental y Guía Simple de Archivo, la centralización de archivo localizado en las diferentes instancias de la dependencia en la República, la depuración, expurgo, clasificación y marcado de expedientes de acuerdo a los lineamientos emitidos por el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (IFAI) y el Archivo General de la Nación (AGN). Con ello se lleva a cabo el levantamiento de la base de datos del archivo de la dependencia o entidad, lo cual permite contar con una radiografía clara del estatus que guarda la documentación de la dependencia, lo que permite analizar y tomar acciones específicas con el resultante de Archivo de Trámite, Concentración e Histórico, así como el archivo que está ya disponible para tramitar su baja.

 

Con las soluciones que DOCSOLUTIONS  instrumenta para el Sector Público, no solo se lleva el pasado y el presente de la institución a condiciones impecables de organización y control, sino se implementan las herramientas y conocimientos para poder mantener dichos beneficios a futuro, en la nueva documentación que se vaya produciendo.

Asimismo, DOCSOLUTIONS ofrece la digitalización del archivo que la dependencia determine, con el fin de contar con un respaldo electrónico de información de carácter histórico, o bien por contar con una opción de consulta más eficiente a través de la consulta electrónica.

DOCSOLUTIONS provee su Plataforma de Servicios Tecnológicos DOCFLOW, con aplicaciones para la administración de archivos físicos y digitales, que podrán eficientar todos los procesos de registro, búsqueda, consulta, reportes y análisis sobre la documentación y expedientes generados, y mejorar así el control sobre los mismos. Dichas aplicaciones controlan los movimientos (préstamos, nuevos ingresos, altas, bajas de expedientes), y permiten registrar un expediente en el sistema desde que nace físicamente, y con base en un identificador único, el código de barras o el código de radiofrecuencia (RFID), se relaciona el expediente físico y digital, el cual puede contener desde las imágenes provenientes de un proceso de digitalización, hasta documentos que hayan nacido de forma electrónica (.doc, .xls, .ppt, etc.). Todas las bases de datos generadas, y los expedientes electrónicos, pueden ser consultadas en esta herramienta vía web, mediante permisos y roles autorizados, cuidando rigurosamente la seguridad y confidencialidad de la información.

Todo esto contribuye no sólo al cumplimiento de la Ley de Transparencia, sino que permite mejorar la eficiencia de las operaciones de la dependencia, teniendo un control adecuado de la documentación relativa a su archivo, una respuesta más ágil a la búsqueda de expedientes y documentos a fin de contar con información útil para apoyar la toma de decisiones, así como mejores costos en términos de operación y mantenimiento del archivo.