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DOCSOLUTIONS cuenta con infraestructura especializada para el resguardo de documentos, imágenes y datos, con instalaciones de clase mundial totalmente equipadas para preservar la información de forma organizada, controlada y segura.

El servicio de resguardo está operado por personal certificado en procesos de información, garantizando así la integridad de los documentos. Con esta solución, los clientes evitan incurrir en gastos operativos y de infraestructura, dejando esta ejecución bajo la experiencia de DOCSOLUTIONS, de manera que el cliente puede enfocar las inversiones a su giro central de negocio.

Alineados a las mejores prácticas del mercado, dentro de nuestros Centros Documentales recomendamos:

 

 

Resguardo para Archivos Inactivos

Para aquellos documentos y expedientes que apoyan al cumplimiento de normativas o se utilizan como respaldo legal, y que en algún momento de su ciclo de vida pueden ser requeridos para ser consultados, con actualización de contenidos periódica. Este resguardo se sugiere para el archivo inactivo el cual está regido por leyes nacionales que estipulan un determinado periodo para guardarlo o destruirlo.

 

Open File

 

Resguardo en Open File

Para aquellos clientes que cuenten con archivos activos, es decir, demandan altos niveles de actualización (inserción/extracción) de documentos y/o consulta frecuente de expedientes, DOCSOLUTIONS ofrece la solución de almacenamiento de archivo en estantería abierta (Open File), el cual representa las siguientes ventajas:

  • Mayor agilidad en la administración de expedientes
  • Menor tiempo de respuesta para la consulta masiva
  • Espacios destinados exclusivamente para el resguardo a nivel expediente
  • Óptimo estado físico de expedientes (solamente se manipulan los expedientes solicitados)
  • Control individual de los expedientes
  • Entregas masivas programadas

 

 

Resguardo en Bóveda

La bóveda es un servicio de DOCSOLUTIONS destinado a los documentos vitales tales como medios magnéticos y documentos de valor, los cuales garantizan la continuidad del negocio del cliente, y que por su naturaleza, requieren un manejo y resguardo de alta seguridad. La bóveda, por sus características y condiciones, no solo permite conservar la información en un ambiente controlado, sino que además los sistemas de seguridad con los que cuenta, otorga una gran certeza en la integridad y disponibilidad al cliente.

DOCSOLUTIONS es su mejor aliado para el resguardo de su información y como parte de los servicios de administración documental, ofrece a sus clientes el acceso a sus expedientes y documentos físicos o digitales, por medio del envío a sus instalaciones, utilizando plataformas tecnológicas o mediante el acceso físico del personal autorizado por el cliente a Salas de Consulta.

 

Cotizar esta solución

 

 

Información general acerca del resguardo de documentos, imágenes y datos

IMPORTANTE: Esta información es general. No son necesariamente los servicios que ofrece DOCSOLUTIONS.

I ¿Qué es el resguardo de información? I Definición de documento I ¿Cómo se crea un documento? I Documentos electrónicos o digitales I ¿Qué es un dato? I Definición de imagen I ¿Qué es una imagen digital? I ¿Cómo se obtienen las imágenes digitales I ¿Cómo se resguardan las imágenes? I

 

¿Qué es el resguardo de información?

Se conoce como resguardo a la custodia o preservación que se hace de algo. La idea de información, por su parte, se refiere a los conocimientos que existen sobre un tema o que dispone una persona. El concepto de resguardo de información, por lo tanto, está vinculado a la protección de ciertos datos. La información en cuestión puede ser física o digital, al igual que el resguardo realizado.

La información física también puede resguardarse de distintas maneras. Un conjunto de papeles con información confidencial se puede resguardar en una caja fuerte o en el depósito de una empresa especializada.

La información almacenada en una computadora, se encuentra en archivos digitales de diferentes formatos. El resguardo en cuestión puede realizarse de varias formas, ya sea con un servicio de almacenamiento en Internet, algo que permite preservar los documentos en el caso de que la computadora en cuestión sufra algún tipo de daño, o bien realizando una copia de seguridad o backup  en otro medio físico, como un CD-ROM o un DVD-ROM. En este caso, la información se duplica y ya no está solamente alojada en el disco duro de la computadora, sino que también puede consultarse en un CD o un DVD.

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Definición de documento.

Del latín documentum, un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar algo.

Un documento es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una persona física o jurídica, una institución, asociación, etc., que puede ser de carácter público o privado, realizan como consecuencia del ejercicio de sus actividades y funciones y que podrá ser plasmado en una unidad de información que observe cualquier soporte: papel, cinta, disco magnético, película y fotografía, con el objeto de preservarlo en el tiempo en caso de necesitarlo para presentarlo como prueba, recuerdo o legado a alguien.

En el caso de las organizaciones e instituciones que realizan un vasto y extenso en el tiempo trabajo, los documentos serán menester de todos los días y de casi todos los integrantes de las mismas, por lo cual demandará que sobre los mismos se realice un trabajo de tipo seriado y pasarán a ser denominados series documentales, entre las que se incluyen: la correspondencia, libros de actas, libros de contabilidad, entre otros.

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¿Cómo se crea un documento?

La información escrita de un documento puede proceder de un manuscrito (hecho a puño y letra), o bien por medio de un proceso mecánico utilizando una máquina de escribir o una computadora. Estos últimos se crean desde programas de edición de documentos como el Word, a los que posteriormente se les asignará un formato de acuerdo al uso que se le dará finalmente.

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Documentos electrónicos o digitales.

La noción de documento se ha visto alterada con el avance de la informática. Un documento antes era un papel o algún otro tipo de medio físico. En cambio, para la informática, un documento es un archivo digital susceptible de ser visualizado o compartido a través de una computadora. En este sentido, un documento informático puede ser un texto, una imagen, un sonido, una animación o un video; a esto es lo que se denomina documento electrónico o digital.

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¿Qué es un dato?

Del latín datum (“lo que se da”), un dato es un documento, una información o un testimonio que permite llegar al conocimiento de algo o deducir las consecuencias legítimas de un hecho.

El dato no tiene sentido en sí mismo, sino que se utiliza en la toma de decisiones o en la realización de cálculos a partir de un procesamiento adecuado y teniendo en cuenta su contexto. Por lo general, el dato es una representación simbólica o un atributo de una entidad. El conjunto de datos relacionados constituyen una información.

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Definición de imagen.

El concepto de imagen tiene su origen en el latín imāgo y permite describir a la figura, representación, semejanza, aspecto o apariencia de una determinada cosa.

La imagen se puede dividir en dos dominios. El primero es el dominio inmaterial de las imágenes en nuestra mente, éstas aparecen como visiones, fantasías, imaginaciones, esquemas o modelos; son el resultado, en la imaginación y en la memoria, de las percepciones externas, subjetivas por el individuo. El segundo es el dominio de las imágenes como representación visual: diseño, pinturas, grabados, fotografías, imágenes cinematográficas, televisivas e infografías. Estas imágenes son las percibidas por los sentidos en el mundo exterior. Son formas con un alto grado de evocación de lo real; es decir, que son materiales porque existen en el mundo físico de los objetos. Dentro de este tipo de imágenes se encuentran las visuales, las sonoras y audiovisuales.

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¿Qué es una imagen digital?

Es la representación bidimensional de una imagen empleando bits, unidad mínima de información compuesta por dígitos binarios (1 y 0), que se emplea a instancias de la informática y cualquier dispositivo de tipo digital.

De acuerdo a la resolución que presenta la imagen,estática o dinámica, se podrá hablar de:

Gráfico rasterizado o mapa de bits, representa una rejilla rectangular de píxeles o punto de color, la cual se puede visualizar en un monitor, en un papel o en cualquier otro dispositivo de representación que se emplee.

Gráfico vectorial, imagen producto de objetos de geométricos independientes creados gracias al resultado de complejas ecuaciones matemáticas, lo que permitirá al gráfico ampliarse o reducirse sin perder calidad lo que no sucede con el mapa de bits.

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¿Cómo se obtienen las imágenes digitales?

Se obtienen a partir de dispositivos de conversión analógica digital, tal es el caso de los escáneres y las cámaras fotográficas digitales, o en su defecto a través de programas informáticos conocidos como software creados para realizar gráficos trazados o creados bajo renderización 2D o 3D.

Cabe destacar que es absolutamente posible la modificación de las imágenes digitales. Mediante filtros se pueden añadir o suprimir determinados elementos que no se tienen o por el contrario, quitar aquellos que no se quieren. Asimismo, se puede modificar el tamaño de una imagen y en caso de ser necesario hasta grabar la misma en un dispositivo de almacenaje, tal es el caso de un CD o del propio disco duro de la computadora.

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¿Cómo se resguardan las imágenes?

Existen diversas soluciones para el resguardo y almacenamiento de imágenes: medios grabables, discos duros externos y respaldos en línea. Se debe tomar en cuenta la calidad y peso de cada imagen para decidir sobre el medio de almacenaje más viable.

La tendencia actual es el hosting de imágenes en servidores de alta capacidad. Este resguardo permite una mejor administración de las imágenes, además de que pueden quedar disponibles y salvaguardados.