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Los procesos de digitalización, consistentes en la transformación de documentos físicos a imágenes digitales para su visualización instantánea desde cualquier equipo de cómputo, son ejecutados por DOCSOLUTIONS bajo un enfoque basado en procesos, es decir, basado en un flujo lógico de documentos, controlado por etapas, balanceando los sub-procesos y controlando los documentos y cajas con códigos de barras en todas las etapas del flujo documental, para permitir administrar el proceso en forma integral.

 

digitalizacionLos equipos de digitalización con los que opera DOCSOLUTIONS son equipos de última generación para el procesamiento masivo de documentos y para garantizar un correcto tratamiento y cuidado a los documentos de sus clientes. Asimismo, para la generación de los índices con los cuales serán consultados los documentos, la captura está soportada por la más avanzada tecnología y motores de reconocimiento de extracción de datos vía OCR e ICR.

Una vez concluido el proceso, las imágenes pueden ser publicadas vía Web desde los servidores de DOCSOLUTIONS a través de DOCACCESS, portal específicamente diseñado para la visualización de imágenes y bases de datos de nuestros clientes, en interfaz con repositorios especializados de administración de contenidos digitalizados; con ello se evita que el cliente realice las inversiones en software y hardware necesarios. Alternativamente, es posible instalar la infraestructura necesaria en las propias instalaciones del cliente para que éste resguarde y administre en su propia infraestructura, su información digitalizada.

 

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Información general de la digitalización

IMPORTANTE: Esta información es general. No son necesariamente los servicios que ofrece DOCSOLUTIONS.

I ¿Qué es la digitalización? I ¿Cómo se lleva a cabo la digitalización? I ¿Qué información se puede digitalizar? I ¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización? I Tipos de escáneres I ¿A quién le es útil la digitalización? I Ventajas de la digitalización I ¿Existe alguna legislación sobre digitalización en México? I ¿Mi información está segura si digitalizo mis documentos? I

 

¿Qué es la digitalización?

La digitalización documental consiste en convertir un documento físico o papel en un archivo digital o imagen electrónica, mediante equipos especializados para ello, llamados escáneres. El término digitalización, hace referencia al proceso de crear imágenes digitales de objetos, como registros en papel o fotografías y almacenarlos en soportes electrónicos, como discos ópticos. La digitalización es en la actualidad la herramienta de preservación más completa y satisfactoria que nos brinda la tecnología, nos permite además preservar un original en un formato estándar que no dependa de una tecnología o hardware en especial para su posterior recuperación y lectura, como es en el caso de los microfilms.

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¿Cómo se lleva a cabo la digitalización?

El proceso de digitalización inicia con la depuración de los documentos, retirando cualquier elemento de sujeción que pueda afectar el paso por los escáneres y siempre manteniendo el orden original, cuando los documentos están preparados se pasan en el escáner, el cual capta a través de una lectura óptica con un sensor los puntos que componen una imagen y los transforman en el ordenador en bits. Posterior al escaneo, los documentos físicos pasan al proceso de rearmado en el que se integra el expediente como estaba originalmente, el resultado de la digitalización es el archivo digital, el cual puede ser migrado a un gestor documental para su consulta y búsqueda de información, incluso ampliarla, imprimirla, exportarla, enviar por correo electrónico, etc.

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¿Qué información se puede digitalizar?

Documentos, planos, libros, fotos, mapas, encuadernados, negativos, transparencias, expedientes médicos, archivo muerto, expedientes de personal, de crédito, escrituras, documentos jurídicos, etc.

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¿Qué tecnologías se emplean para la digitalización?

Para llevar a cabo la digitalización de documentos, se hace uso de diferentes tecnologías, como:

Reconocimiento de código de barras en tiempo real para la identificación de cada expediente.

Foliado/ impresión de documentos durante o posterior a la digitalización.

Obtención de imágenes en formato JPEG 2000, permitiendo mayor detalle en las imágenes y un tamaño de archivo más pequeño.

Tecnología TurboTime™, la cual permite incrementar volúmenes de producción en el proceso de escaneo.

Multi-tecnología de detección de alimentación doble que garantiza que todos los documentos son digitalizados.

La tecnología OCR (Optical Character Recognition, Reconocimiento Óptico de Caracteres) permite transformar escritura impresa, en texto de formato reconocible por una computadora, y por lo tanto editable y susceptible de aceptar búsquedas textuales, este proceso se realiza por software sobre el documento ya digitalizado. La tecnología ICR (Intelligent Character Recognition, Reconocimiento Inteligente de Caracteres) permite reconocer y transformar, bajo un proceso similar a OCR, escritura manuscrita.

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Tipos de escáneres

Escáner de alta producción

Esta gama de equipos es utilizada para digitalizar documentos de manera masiva, teniendo como ventaja un menor tiempo de procesamiento para altos volúmenes de producción, se utilizan principalmente cuando se requiere digitalizar información de manera masiva y sistemática para empresas e instituciones. Para utilizar este tipo de escáneres, se debe realizar una preparación documental de manera preliminar y minuciosa, en la cual se retira cualquier elemento que pudiera impedir el paso de los documentos en alta velocidad por el escáner.

Escáner de cama plana (Flat bed)

Escáner diseñado para digitalizar fotos y libros, cuando no se cuenta con un escáner especializado de libros. Éste es el tipo más conocido de escáner, el original se coloca sobre el vidrio, donde queda fijo y luego se cubre con la tapa, el dispositivo de digitalización (CCD) se mueve por debajo del vidrio iluminando el original para digitalizar.

Escáner de libros

Estos equipos especializados para la digitalización de libros, se utilizan principalmente para conservar libros de valor histórico o en los que no es posible desprender las hojas que contiene, manteniendo la integridad original en cualquier circunstancia. Dichos escáneres respetan la calidad de las imágenes al corregir automáticamente las curvaturas de las páginas.

Escáner de planos

Este escáner diseñado para digitalizar grandes pliegos de papel como planos o mapas, se utilizan para digitalizar todas las hojas de papel que superan el tamaño máximo permitido por otros tipos de escáneres, asegurando la óptima calidad de las imágenes obtenidas. Cabe aclarar que no todos los documentos son susceptibles de ser digitalizados por este escáner, ya que los planos originales en alto estado de deterioro pueden sufrir daños, ya que el sistema de tracción de papel utiliza una serie de rodillos de goma porosa.

Escáner de transparencias

Específicamente diseñado para digitalizar negativos, transparencias de 35mm y placas medio formato, es utilizado para la preservación de documentos en este soporte, asegurando la obtención de digitalizaciones de la más alta calidad, gracias a su gran resolución óptica.

Escáner de microfilm

Básicamente su formato consiste en el procesamiento de rollos de microfilm y microfichas. Fueron creados para digitalizar colecciones que para su preservación han sido microfilmadas. Plantean una muy útil herramienta para migrar de manera rápida y efectiva documentos microfilmados a formatos digitales. Son equipos caros, delicados y operarlos requiere una alta capacitación. La calidad de la imagen digital a obtener dependerá en gran parte del estado de conservación en que se encuentre el microfilm.

Escáneres utilizados en DOCSOLUTIONS

Dentro de los equipos mencionados con los que cuenta DOCSOLUTIONS, nuestros escáneres de procesamiento masivo, por sí solos producen más de 200,000 imágenes por día, con alta versatilidad y confiabilidad en sus resultados, ya que cuentan con tecnología de manejo del papel especializada con y sin rodillos, la cual está diseñada para que el transporte de papel sea visible y fluido y no se produzca prácticamente ningún atasco durante su funcionamiento. Nuestros equipos ofrecen una excepcional calidad de imagen, con sensores independientes de detección de alimentación múltiple por ultrasonido y detección automática del color entre sus diversos atributos.

Estos equipos manejan con facilidad documentos de diversos tamaños (documentos desde 64 x 64 mm hasta 305 x 768 mm), gramajes (desde papel arroz, pasando por papel bond y hasta cartulinas) y tipos debido a la tecnología de alimentación de papel.

Otras de las funciones que ofrecen son la detección automática de código de barras y color, lo que permite optimizar el procesamiento de formularios eliminando los colores de fondo rojo, verde o azul irrelevantes y capture solo la información necesaria. Además se cuenta con funcionalidades asociadas de compresión de archivos de imágenes, aplicación de OCR, ICR, OMR, IDR y firma digital como parte del proceso integral de digitalización.

DOCSOLUTIONS utiliza, de manera complementaria, escáneres de planos, libros y de cama plana, según lo requieran las características del proyecto a ejecutar, siempre buscando la mejor calidad en el entregable al cliente.

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¿A quién le es útil la digitalización?

La digitalización documental puede implementarse en todo tipo de empresas de sector público o privado, de servicios financieros, de salud, de comercio exterior, bibliotecas, de crédito, de servicio, sector jurídico, etc; en todas las empresas que tengan información que les sea conveniente accederla de manera más ágil en un formato electrónico para fines de procesos internos, comerciales, toma de decisiones o auditorías.

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Ventajas de la digitalización

La digitalización es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de información en forma de imágenes digitales, por medio del almacenamiento en discos internos de cualquier computadora o bien en hosting en los Data Centers de DOCSOLUTIONS que vía web garantizan su conservación en óptimas condiciones, algunas ventajas son:

Agilidad y seguridad de acceso a los documentos

La imagen digitalizada permite la visualización inmediata del documento, lo que hace que el tiempo de las personas que consultan la información sea optimizado y eficiente.

Acceso controlado y seguro.

El documento original sólo puede ser visto y usado por una persona a la vez, mientras que un documento digitalizado puede ser consultado por varios individuos en tiempo real y realizar transacciones con el mismo.

Las imágenes a diferencia de los documentos físicos no se maltratan ni pierden calidad con el paso del tiempo.

La reproducción de una imagen almacenada en un soporte digital puede ser repetida tantas veces como se desee, produciéndose siempre un duplicado de la misma calidad que la imagen original.

El contar con una representación digital del documento original permite la consulta a los documentos sin exponer el original al irreparable deterioro cotidiano o pérdida del mismo, sumando la posibilidad de archivar los originales de manera protegida.

Reducción de gastos

El costo de una fotocopia es similar al de una imagen digitalizada, pero una fotocopia no puede integrarse a ninguna aplicación y se encuentra en manos de una sola persona, en tanto que la imagen digitalizada puede incorporarse a cualquier sistema automatizado y ser accedida por múltiples interesados.

Disminución de los recursos humanos para la organización y manejo de documentos físicos.

Reducción del espacio físico destinado al archivo de documentos, por un equipo de almacenamiento que cubra con la capacidad necesaria para el resguardo de toda la información.

Fomentar el no desperdicio de papel que se vuelve obsoleto conforme pasan los años.

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¿Existe alguna legislación sobre digitalización en México?

DOCSOLUTIONS es el primer proveedor de digitalización en México que está autorizado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para digitalizar los documentos en materia de Comercio Exterior, dicha autorización es con base en los artículos 162, fracción VII y 169, último párrafo de la Ley Aduanera, con lo cual permite la microfilmación o grabación en medios magnéticos y resguardo de los pedimentos tramitados y los documentos que forman el archivo de los agentes y apoderados aduanales de conformidad a lo dispuesto en la Regla 2.13.21 de Carácter General en Materia de Comercio Exterior.

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¿Mi información está segura si digitalizo mis documentos?

En DOCSOLUTIONS trabajamos bajo los más estrictos estándares mundiales de seguridad de la información. Es por ello que estamos certificados en los sistemas ISO 9001:2015 en Calidad e ISO 27001:2013 en Seguridad en la Información.

La información digitalizada es administrada mediante sistemas con controles de acceso, puede ser cifrada, protegida e inclusive se le pueden agregar sellos y firmas digitales.

Con la digitalización de documentos brindamos mayor seguridad para que la información sea recuperada aún en caso de siniestros, fortaleciendo así los DRP (Disaster Recovery Plans) y los BCP (Business Continuity Plan) de las organizaciones que servimos.