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Clasificación, Organización e Inventariado de Archivo

Usualmente orientado a corregir los problemas del archivo histórico e inactivo que en el pasado han generado las empresas e instituciones, este servicio consiste en crear una adecuada administración de archivo, con una estructura coherente a la estructura organizacional actual del cliente, lograr la modernización del archivo histórico e inactivo en apego a dicha estructura, incorporando los mecanismos tecnológicos para la adecuada administración y acceso eficiente a su documentación.

 

Al término del proceso, el cliente puede visualizar sus bases de datos a través de DOCACCESS, la herramienta de acceso restringido a usuarios autorizados a sus bases de datos e imágenes vía Web. Una vez establecido el marco de administración documental, la nueva estructura creada se transmite al resto de la organización para generar una cultura de organización documental que persista hacia el futuro en un esquema en que el sistema se actualice constantemente.

En la definición del marco teórico se incorporan las políticas y criterios de retención adecuados conforme dicta la normatividad aplicable, tanto en el sector público como privado, para posibilitar el tratamiento y destrucción de archivo conforme a políticas y regulaciones, previa autorización del cliente.

 

Cotizar esta solución

 

Información general acerca de la clasificación, organización e inventario de archivo

IMPORTANTE: Esta información es general. No son necesariamente los servicios que ofrece DOCSOLUTIONS.

I ¿Qué es un archivo? I Ventajas de los archivos digitales I ¿Qué es la organización de archivos? I ¿Para qué se clasifican los archivos? I ¿Cómo se clasifican los archivos? I Clasificación de los archivos I ¿Qué es el inventariado de archivo? I ¿Cuál es la función del inventario de archivo? I ¿Existe alguna legislación en México para la clasificación, organización e inventariado de archivo? I

 

¿Qué es un archivo?

Procede del latín archivum, aunque su origen más remoto se encuentra en la lengua griega y puede traducirse como “residencia de los magistrados”. El término se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades y funciones.

También se le llama archivo al lugar donde se custodian documentos importantes para una organización. El archivo tiene como función básica ofrecer fácil acceso y el de guardar la documentación de acuerdo a la importancia que tiene por el tiempo que sea necesario.

En el ámbito de la informática, un archivo es un conjunto de información digital que puede almacenarse en una computadora o en otro tipo de dispositivo.

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Ventajas de los archivos digitales

Anteriormente, los archivos eran exclusivamente físicos. Conservados en carpetas y cajas, los archivos se almacenaban en estanterías de grandes dimensiones. Con el paso del tiempo, muchas empresas descubrieron que habían perdido parte de sus archivos a causa de la acción de la humedad, la cual produce la descomposición de la materia que luego es poblada por hongos y devorada por insectos. Por otro lado, según el tipo de tinta utilizada, algunos documentos antiguos mostraban pérdida de nitidez, al punto de haberse vuelto prácticamente ilegibles.

La llegada de la era digital ha permitido la conservación de estos archivos e incluso construir bases de datos que almacenan un número más robusto de documentos. Aunque, por diferentes razones, ciertos libros y documentos tienen un valor histórico intrínseco, lo que requiere su conservación física. Sin embargo, el paso de su contenido a un ordenador, así como su escaneado para ser visualizado en tres dimensiones, resultan ideales para disminuir su deterioro y permitir a la gente revisarlo y observarlo tantas veces como desee.

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¿Qué es la organización de archivos?

La organización de archivos tiene como objetivo la localización rápida y efectiva de la información buscada, así como garantizar la conservación de los documentos.

La organización incluye dos funciones específicas: la clasificación y la ordenación.

Clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o asuntos concretos.

Ordenar un documento quiere decir establecer una secuencia cronológica, alfabética o numérica dentro de cada grupo y situarlo físicamente en el espacio.

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¿Para qué se clasifican los archivos?

La clasificación de archivos permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la estructura orgánico-funcional de las instituciones y los trámites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones.

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¿Cómo se clasifican los archivos?

Para la clasificación de archivos, existen diversas maneras de ordenar la documentación física, dependiendo del rubro y la actividad que tenga la empresa o institución.

Archivo General: está destinado para aquella documentación que no está inmersa en las funciones de la empresa y que no guardan relación directa, pero que sí deben ser archivadas.

Archivo Alfabético: como su nombre lo indica, se ordena de acuerdo a la letra inicial o al nombre del documento, que coincida con la letra del alfabeto.

Archivo Numérico: usa números en vez del alfabeto. Generalmente se usa para clasificar por años, meses y días. Son muy útiles para cualquier tipo de archivo, especialmente financiero. Los números consecutivos pueden asignarse de acuerdo a la llegada de documentos o de importancia.

Archivo Alfanumérico: es una combinación del alfabético con el numérico: A-1, A-2, A-100, 1-A, etc.

Cualquiera que sea el tipo de archivo, debe tenerse una hoja de control o guía y un libro de registro de préstamos de documentos, dónde puedan firmar las personas que lo usan y quede la constancia de la entrega o devolución.

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Clasificación de los archivos.

Informáticamente y de acuerdo a sus elementos o funciones, los archivos se clasifican en:

Archivos de entrada: están compuesto por una serie de datos almacenados en un dispositivo de entrada.

Archivos de salida: contienen aquella información que se visualiza desde la computadora.

Archivos de situación: contienen información que es actualizada constantemente.

Archivos constante: están conformados por registros cuyos campos son fijos o bien, de baja frecuencia de variación.

Archivos históricos: están compuestos por datos que varían en el tiempo y con información de los archivos actualizados.

Archivos de movimiento: esta clase de archivos se utilizan junto con los constantes y poseen en común algún campo.

Archivos de maniobra: son un auxiliar; se crean en el momento en que se ejecuta algún programa y se borran una vez que finaliza la ejecución.

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¿Qué es el inventariado de archivo?

Es el instrumento de consulta que describe un fondo o una colección mediante la reseña de sus series documentales. El inventario no es un simple listado o relación de los documentos contenidos en un archivo, es un instrumento de registro, de control y localización tanto de la documentación como de la información que contiene.

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¿Cuál es la función del inventario de archivo?

Testimoniar documentalmente en cada momento la existencia o ausencia de una unidad del fondo, facilitar por ellos su recuento reglamentario, garantizar y asegurar la permanencia y recuperación fácil de la organización natural de los documentos ante el caso de un eventual desorden; y facilitar la búsqueda de un documento con eficacia mediante la localización de una signatura topográfica reflejada en él.

En muchas ocasiones la elaboración de un inventario en un archivo tiene como objetivo enviar a un lugar distinto la documentación que ya no tiene utilidad para efectos administrativos en las áreas tramitadoras, y se envían a bodegas, almacenes o en el mejor de los casos al archivo de concentración.

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¿Existe alguna legislación en México para la clasificación, organización e inventariado de archivo?

DOCSOLUTIONS apega sus procesos de clasificación, organización e inventario, así como el expurgo y la destrucción de archivo, conforme a lo establecido en la Ley Federal de Archivos y a los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, asegurando así la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo.

Además, garantiza la seguridad de la información trabajando bajo los más estrictos estándares mundiales, certificados en los sistemas ISO 9001:2015 en Calidad e ISO 27001:2013 en Seguridad en la Información.