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Workflow o Automatización de Procesos de Flujo de Información

Las herramientas de Workflow para la automatización de procesos de flujo de información, tienen como finalidad generar una plataforma eficiente y escalable para el tráfico de información dentro de las organizaciones y su entorno.

 

Consultores y especialistas de DOCSOLUTIONS analizan los procesos actuales de flujo de información y el flujo de trabajo de sus clientes, y diseñan procesos más eficientes, soportados en tecnología de punta, que posibilitan la automatización de tareas, la interacción de los procesos documentales con los sistemas actuales de las empresas, y la colaboración entre sus clientes, proveedores, departamentos y usuarios internos.

 

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Información general de la automatización de procesos de flujo de información

IMPORTANTE: Esta información es general. No son necesariamente los servicios que ofrece DOCSOLUTIONS.

I Definición de información I ¿Qué es el flujo de información? I ¿Cómo se recolecta la información? I ¿Por qué se gestiona el flujo de información? I ¿Cómo se representan los flujos de información? I ¿Qué significa automatización? I Aplicación del workflow en la automatización de procesos de flujo de información I ¿Qué herramientas tecnológicas se utilizan en estos procesos? I ¿Existe alguna regulación a la que se apegue la gestión de procesos de flujo de información? I

 

Definición de información.

La información está constituida por un grupo de datos ya supervisados y ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenómeno o ente. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su aprovechamiento racional es la base del conocimiento.

Otra perspectiva nos indica que la información es un recurso que otorga significado o sentido a la realidad, ya que mediante códigos y conjuntos de datos, da origen a los modelos de pensamiento humano. Los datos son percibidos a través de los sentidos y, una vez que se integran, terminan por generar la información que se necesita para producir el conocimiento.

Los especialistas afirman que existe un vínculo indisoluble entre la información, los datos, el conocimiento, el pensamiento y el lenguaje.

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¿Qué es el flujo de información?

El concepto de flujo (vocablo derivado del latín fluxus) da nombre al acto y la consecuencia de fluir (entendido como sinónimo de brotar, correr o circular).

El flujo de información se refiere a cómo se gesta la información, quiénes son sus fuentes (creadores) y cómo este conjunto de datos circula en sus distintas formas y medios a lo largo de la institución o empresa. En ella también intervienen los receptores, aquellas personas a quienes llegarán los datos finalmente. En el flujo de información, además, cuentan aspectos de interpretación y en cómo se utiliza el mensaje recibido.

Cuando la información va de un usuario a otro, cambiará tanto el nivel de detalle como el formato en que se presenta. Estos cambios en detalle y formato (palabras, tablas numéricas y gráficas) deben corresponder a las necesidades del usuario y al nivel en el que se utilizará la información.

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¿Cómo se recolecta la información?

Después de seleccionar los indicadores apropiados, identificar las fuentes de información y considerar cómo circulará la información entre el personal, se pueden revisar los instrumentos y procedimientos para la recolección de datos. Se requiere de un gran esfuerzo para obtener información y, por lo tanto, es importante asegurar que tanto la recolección como el uso sean lo menos complicado posible.

Los datos de rutina se obtienen de diferentes fuentes utilizando distintos tipos de instrumentos de recolección. Los tipos de instrumentos requeridos dependen de la información que se necesite recoger.

Todos los instrumentos de recolección de datos deben ser considerados como un paquete de herramientas interrelacionadas que ayudan a los administradores a obtener la información que necesitan para tomar las decisiones adecuadas.

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¿Por qué se gestiona el flujo de información?

Una eficaz gestión de la información exige no sólo conocer las fuentes, servicios y sistemas, su ciclo de vida y sus criterios de calidad, sino tener bien definidas las políticas en torno al papel de cada cual en el manejo de información y el flujo de cada información, desde su generación hasta su utilización, precisando sus depósitos transitorios y definitivos.

El verdadero valor y uso de la información se manifiesta cuando es compartida con los clientes/usuarios adecuadamente, lo que coadyuvará a que puedan ejecutar decisiones y resolver diferentes problemáticas. Dentro del proceso de gestión de información y también en otros procesos del sistema organizacional, los flujos de la información son pasos importantes, e incluyen actividades específicas y sus secuencias, subprocesos, la secuencia de toma de decisiones, etc.

Dentro de los principios de la gestión de información, el conocimiento de los procesos informacionales asegura la estabilidad del sistema y la precisión del control de la información.

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¿Cómo se representan los flujos de información?

Poder representar el flujo de información de un sistema, nos permite plasmar en un modelo lógico los procesos, independientemente de las restricciones del entorno.

Los flujos de información tienen su representación a través de los Diagramas de Flujos de Datos (DFD), que deben estar compuestos por los siguientes elementos:

Entidad externa: representa un ente ajeno al sistema que proporciona o recibe información del mismo. Puede hacer referencia a departamentos, personas, máquinas, recursos u otros sistemas.

Proceso: representa las funciones del sistema para transformar o manipular datos. Debe generar los flujos de datos de salida a partir de los de entrada. El proceso puede transformar un flujo de datos de entrada en varios de salida, y siempre es necesario como intermediario entre una entidad externa y un almacén de datos.

Almacén de datos: representa la información en reposo utilizada por el sistema independientemente del sistema de gestión de datos (por ejemplo un fichero, base de datos, archivador, etc.). Contiene la información necesaria para la ejecución del proceso.

Flujo de datos: representa el movimiento de los datos, y establece la comunicación entre los procesos y los almacenes de datos o las entidades externas.

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¿Qué significa automatización?

La automatización de procesos se define como un sistema de fabricación diseñado con el fin de usar la capacidad de las máquinas para llevar a cabo determinadas tareas anteriormente efectuadas por seres humanos, y para controlar la secuencia de las operaciones sin intervención humana.

El término automatización también se ha utilizado para describir sistemas no destinados a la fabricación en los que los dispositivos programados o automáticos pueden funcionar de forma independiente o semi-independiente del control humano. Los sistemas automatizados de guía y control se utilizan para efectuar diversas tareas con más rapidez o mejor de lo que podrían hacerlo un ser humano.

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Aplicación del workflow en la automatización de procesos de flujo de información.

El workflow (como se le conoce en Estados Unidos) o flujo de trabajo, es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo:estructuración de tareas, cómo realizarlas, el orden y la sincronización de las mismas. La aplicación de flujos de trabajo permite automatizar todas estas secuencias, incluyendo el seguimiento de cada una de esas etapas y las pertinentes herramientas para llevar a cabo la gestión.

Los objetivos primordiales de este tipo de aplicación son administrar los flujos de trabajo, promover la movilidad del personal, agilizar la toma de decisiones en una empresa u organización, así como el proceso de intercambio de información entre los integrantes de la misma, reducir tiempo y costos. A través de la utilización de estas aplicaciones se puede trabajar en equipo, aún si se dispersan en diversos lugares físicos.

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¿Qué herramientas tecnológicas se utilizan en estos procesos?

DOCSOLUTIONS ofrece a sus clientes una plataforma innovadora de administración de documentos e información llamada DOCFLOW, la cual permite integrar múltiples procesos y servicios. Altamente configurable, robusta, amigable y sencilla de utilizar, la plataforma posibilita un acceso inmediato a la información del negocio. Administra eficientemente los documentos de la organización a través de su ciclo de vida completo: desde que se generan o se reciben, hasta que se archivan o destruyen.

Esta herramienta de avanzada tecnología, permite la estructura, registro, control y administración de documentación física y digital, incluyendo la administración de compras, cuentas por pagar, facturas. DOCFLOW es fundamental para lograr una mejor toma de decisiones al ser una verdadera solución integral.

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¿Existe alguna regulación a la que se apegue la gestión de procesos de flujo de información?

DOCSOLUTIONS garantiza la seguridad de la información trabajando bajo los más estrictos estándares mundiales, certificados en los sistemas ISO 9001:2015 en Calidad e ISO 27001:2013 en Seguridad en la Información, proporcionando a sus clientes el acceso y trato a sus documentos de forma confiable, íntegra y disponible en todo momento.