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Acceso a la Información

Los servicios de clasificación, organización e inventariado de archivo permiten a las organizaciones conocer la información con que cuenta y carece, de manera confiable y precisa.

 

Como parte de los servicios de clasificación, se establecen los parámetros y premisas bajo los cuales tanto la información histórica como la recurrente será clasificada, y los criterios y permisos bajo los cuales dicha información podrá ser consultable por los usuarios de la organización.

Las consultas a las bases de datos generadas se realizan a través de una herramienta personalizable de consulta vía Web desarrollada por DOCSOLUTIONS denominada DOCACCESS, la cual permite a los usuarios autorizados buscar la información que se desea consultar, y una vez ubicados los registros de interés, éstos pueden ser solicitados físicamente, o bien visualizados digitalmente de manera inmediata por múltiples usuarios de manera simultánea. La conformación del archivo físico y digital de acuerdo a un cierto marco teórico, el cual también es desarrollado de manera personalizada para cada empresa o institución, permite incorporar periodos de vigencia y retención en las series documentales, a fin de permitir destruir los registros que no es necesario conservar por más tiempo, controlando así el crecimiento desmedido del archivo o su correspondiente espacio electrónico, y evitando riesgos por retención excesiva de la información.