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Acceso a Documentos

La información almacenada es administrada y respaldada de forma externa a nuestro Centro de Cómputo bajo protocolos certificados en ISO 9001:2015 e ISO 27001:2013, incluyendo el respaldo de las bases de datos en línea y en espejo, el respaldo en cintas externas y la rotación de éstas en la bóveda de DOCSOLUTIONS.

DOCSOLUTIONS cuenta con la Plataforma de Servicios Tecnológicos DOCFLOW y diferentes herramientas como DOCACCESS, que ofrecen un servicio integral permitiendo controlar y visualizar los documentos, imágenes, bases de datos y reportes desde el momento en que se producen, independientemente de si el documento nació en una o varias oficinas de diferentes regiones geográficas, o bien si se hizo con personal de la propia empresa o subcontratando especialistas de DOCSOLUTIONS.

 

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Información general acerca del acceso a documentos y bases de datos en línea

IMPORTANTE: Esta información es general. No son necesariamente los servicios que ofrece DOCSOLUTIONS.

I ¿Qué es el acceso en línea? I ¿Qué es Internet? I Los protocolos y el acceso web a la información I ¿Cómo se logra la conexión a Internet? I ¿Qué tipo de documentos se pueden consultar en línea? I ¿Qué es un data room? I ¿Cuáles son los beneficios de los data room virtuales? I Ventajas de las bases de datos en línea I Controles y mecanismos de seguridad informática I

 

¿Qué es el acceso en línea?

El acceso en línea o acceso web, es un concepto que se refiere a la acción de consultar información electrónica desde un computador o dispositivo móvil, que está alojada en servidores y ha quedado publicada en sitios de consulta libre o sitios restringidos, bajo la cual, una clave permitirá la entrada a determinados usuarios. Para realizar estas consultas electrónicas se requiere tener conexión a Internet, accediendo a él mediante tecnologías como DSL, cablemódem, fibra óptica, Wi-Fi, telefonía móvil, satelital, entre otras.

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¿Qué es Internet?

Es una interconexión de redes informáticas que permite a las computadoras conectadas, comunicarse directamente entre sí. Tuvo sus orígenes en 1969, cuando una agencia del Departamento de Defensa de los Estados Unidos, comenzó a buscar alternativas ante una eventual guerra atómica que pudiera incomunicar a las personas. Tres años más tarde se realizó la primera demostración pública del sistema ideado, gracias a que tres universidades de California y una de Utah, lograron establecer una conexión conocida como ARPANET (Advanced Research Projects Agency Network).

El desarrollo de Internet ha superado ampliamente cualquier previsión y constituyó una verdadera revolución en la sociedad moderna. El sistema se transformó en un pilar de las comunicaciones, el entretenimiento y el comercio en todos los rincones del planeta. Hoy en día, existen más de 1.100 millones de internautas (usuarios de Internet), gracias a la masificación de los acceso de alta velocidad (banda ancha).

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Los protocolos y el acceso web a la información.

Como se ha mencionado, Internet permite la interconexión descentralizada de computadoras a través de un conjunto de protocolos denominado TCP/IP.

Por su parte, la WWW es un sistema de información desarrollado en 1989 por Tim Berners Lee y Robert Cailliau, el cual permite el acceso a la información que se encuentra enlazada mediante el protocolo HTTP (HyperText Transfer Protocol).

Otros servicios y protocolos disponibles en la red son el acceso remoto a computadoras conocido como Telnet, el sistema de transferencia de archivos FTP, el correo electrónico (POP y SMTP), el intercambio de archivos P2P y las conversaciones online o chats.

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¿Cómo se logra la conexión a Internet?

El conjunto de redes, redes de ordenadores y equipos, se unen físicamente mediante cables que conectan puntos de todo el mundo. Estos cables se presentan en muchas formas: desde cables de red local (varias máquinas conectadas en una oficina o campus), hasta cables telefónicos convencionales, digitales y canales de fibra óptica que forman las carreteras principales.

Cualquier acceso a través de algún tipo de conexión, como un ordenador personal, una base de datos en una universidad, un servicio electrónico de pago, un fax o un número de teléfono, forma parte de Internet.

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¿Para qué se resguardan los documentos de valor?

Actualmente, la tecnología permite almacenar todo tipo de archivos: documentos en texto, hojas de cálculo, fotografías, videos, audios, entre otros. El acceso a documentos estará disponible para su consulta si las tecnologías requeridas están disponibles a los usuarios; en caso de que no haya límites tecnológicos, el usuario podrá visualizar documentos, expedientes, imágenes, inventarios, bases de datos.

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¿Qué es un data room?

Un data room o sala de datos, es un depósito para la distribución y almacenaje de documentos y expedientes electrónicos para una transacción corporativa. Los data room virtuales se acceden mediante conexiones web seguras y encriptadas; además se han convertido en un estándar en el due diligente en la mayoría de las transacciones.

Su uso se ha convertido en uno global y ubicuo, funcional desde simples fusiones entre pequeñas firmas hasta complejas transacciones mundiales.

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¿Cuáles son los beneficios de los data room virtuales?

La utilización de los data room virtuales permite compartir y administrar toda la documentación de forma segura y centrarse en ejecutar su transacción.

Mayor control de la información. Se encriptan los datos y documentos digitalmente, así también se restringe el acceso a ciertos documentos, la impresión o la copia.

Optimización de tiempo y costos. Aprovecha las ventajas de Internet al permitir la distribución inmediata de los documentos a diversos interesados. Elimina costos de viajes, retrasos y almacenamiento.

Inmediatez. Puede crearse en cuestión de minutos, los documentos pueden alojarse desde cualquier lugar, y se otorgan permisos de acceso a los usuarios de forma inmediata.

Coordina y mejora la comunicación. Se elimina el envío masivo y desorganizado de correos electrónicos, tiene la funcionalidad de aclarar dudas relacionadas con los documentos específicos, se hacen notificaciones y se registran los mensajes.

Procesos más competitivos. Cualquier distancia y zona horaria logra un alcance global, posibilita el acceso simultáneo a distintos usuarios, y se pueden añadir nuevos participantes rápidamente.

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Ventajas de las bases de datos en línea.

La mayor parte de la información es presentada de forma estática a través de documentos HTML, lo cual limita el acceso a los distintos tipos de almacenamiento en que ésta pueda encontrarse. En la actualidad se usan aplicaciones que permiten acceder a información de forma dinámica, tal como a bases de datos, con contenidos y formatos muy diversos.

Una de las ventajas de utilizar el Web para este fin, es que no hay restricciones en el sistema operativo que se debe usar, permitiendo la conexión entre sí de las páginas Web desplegadas en un navegador (browser) que funciona en una plataforma, con servidores de bases de datos alojados en otra plataforma. Además, no hay necesidad de cambiar el formato o estructura de la información dentro de las bases de datos. 

En el pasado, las bases de datos sólo podían utilizarse al interior de las instituciones o en redes locales, pero actualmente el Internet permite acceder a bases de datos desde cualquier parte del mundo. Éstas ofrecen, a través de la red, un manejo dinámico y una gran flexibilidad de los datos, como ventajas que no podrían obtenerse a través de otro medio informativo.

Con estos propósitos, los usuarios de Internet o Intranet pueden obtener un medio que puede adecuarse a sus necesidades de información, con un costo, inversión de tiempo, y recursos mínimos. Asimismo, las bases de datos serán usadas para permitir el acceso y manejo de la variada información que se encuentra a lo largo de la red, logrando una mejor comunicación con personas o instituciones situadas en cualquier lugar del mundo.

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Controles y mecanismos de seguridad informática.

Se aplican dentro y alrededor del centro de cómputo, así como a los medios de accesos remotos implementados para proteger el hardware y los medios de almacenamiento de datos.

Las organizaciones utilizan una gran variedad de herramientas técnicas para asegurarse de que sólo las personas autorizadas pueden acceder a una determinada máquina. En este sentido, las computadoras pueden llevar a cabo ciertas comprobaciones de seguridad. En función del sistema de seguridad implementado, se podrá acceder a un sistema en función a:

Medios físicos como una llave, una tarjeta de identificación con una fotografía, o una tarjeta inteligente que contenga una identificación digital codificada almacenada en un chip de memoria.

Contraseñas, un número de identificación, una combinación de bloqueo o algo del historial personal.

Verificación Automática de Firmas (VAF), la cual, usando emisiones acústicas, toma datos del proceso dinámico de firmar o de escribir constituyendo un patrón único para cada individuo.

Sistema biométrico, una tecnología que realiza mediciones en forma electrónica, guarda y compara las características físicas de cada persona con un patrón conocido y almacenado en una base de datos. Los lectores biométricos identifican manos, ojos, huellas digitales y voz.

Firewalls que están diseñados para proteger una red interna contra los accesos no autorizados.

Es un gateway con un bloqueo que sólo se abre para los paquetes de información que pasan una o varias inspecciones de seguridad. Un gateway (puerta de enlace) es un dispositivo, con frecuencia un ordenador, que permite interconectar redes con protocolos y arquitecturas diferentes a todos los niveles de comunicación. Su propósito es traducir la información del protocolo utilizado en una red al protocolo usado en la red de destino. Es normalmente un equipo informático configurado para dotar a las máquinas de una red local (LAN) conectadas a él de un acceso hacia una red exterior.

Gracias a sus sistemas de alta seguridad, DOCSOLUTIONS cuenta con el certificado internacional ISO 27001:2013 en Seguridad de Información, con lo que garantiza a sus clientes el acceso seguro a documentos, sistemas y bases de datos.